Conoce cómo la IA y la automatización están transformando la contabilidad, liberando tiempo para el análisis estratégico y mejorando la eficiencia en los procesos clave.
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En el ambiente corporativo actual cada vez es más frecuente la influencia de los avances tecnológicos y el uso de herramientas actualizadas que favorecen el trabajo y minimizan la probabilidad del error humano. La automatización de los procesos y la inteligencia artificial, han tomado un papel muy importante en los ámbitos de negocios y desarrollo profesional.
Pero detengámonos a definir que es la automatización y la inteligencia artificial (AI)
Son dos conceptos diferentes, que pueden aplicarse de manera separada o conjunta, sin que la ausencia de uno inhabilite la existencia del otro.
La automatización se puede resumir en el reemplazo de algunas tareas o acciones realizadas por el hombre, como pueden ser digitar información, almacenar datos para generar informes, procesos de pago, programación de flujos de caja etc. La herramienta automática genera resultados a partir de acciones repetitivas previamente parametrizadas con un objetivo definido y un resultado esperado.
la inteligencia artificial (IA) por su parte, evoluciona su resultado con base al error y “aprende” de los sucesos pasados, acercando cada vez su capacidad de raciocinio al ser humano, la IA toma decisiones basadas en el aprendizaje y se evoluciona, perfeccionando cada vez más su capacidad analítica y de resultado, mediante algoritmos a esto se le conoce como Machine Learning (aprendizaje automático).
Se suele percibir los desarrollos tecnológicos, como una amenaza en la conservación de empleos, toda vez que hoy día se pueden alivianar cargas laborales con la automatización de procesos y uso de la IA, no obstante, en lugar de una amenaza se debe percibir en una oportunidad de evolucionar y de trabajar en conjunto con estos desarrollos tecnológicos para diversificar el objetivo y funciones de los cargos en una organización.
¿Y que representa para el Contador Público actual el uso de la automatización y la inteligencia artificial?
La automatización y la inteligencia artificial en las tareas contables y repetitivas, como la digitación, elaboración de estados financieros, diseño de flujos de caja, clasificación de transacciones entre otras, liquidación y presentación de impuestos, permite que el profesional tenga más tiempo para labores de análisis y apoyo a la gerencia, desmitificando el concepto de tenedor de libros. Favorece y optimiza otros procesos como;
- La introducción de datos con herramientas de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y conectores con sistemas externos permiten la importación automática de facturas, recibos y otros documentos.
- La conciliación automática de cuentas bancarias reduce significativamente el tiempo dedicado a esta tarea. Los sistemas pueden comparar automáticamente los extractos bancarios con los registros contables, identificando discrepancias y generando alertas.
- Creación de informes financieros a través de los softwares contables que generan automáticamente informes personalizados, como balances de situación, estados de resultados y flujos de efectivo, en tiempo real, es capaz de crear y analizar grandes volúmenes de datos contables, identificando patrones, tendencias y anomalías que podrían pasar desapercibidas en un análisis manual.
En general, los procesos contables se pueden automatizar completamente, desde la recepción de facturas hasta el pago a proveedores, creando flujos de trabajo eficientes y transparentes.
El cumplimiento de las funciones propias del Contador podría potencializarse al tener la posibilidad de acompañar al inversionista y dueño de empresa en el diseño y puesta en marcha de un plan estratégico financiero que conduzca a las organizaciones en la mejora continua y crecimiento económico, que a la vez se traduce en crecimiento a nivel país.
La capacidad de la IA para procesar grandes volúmenes de datos a alta velocidad ha abierto nuevas posibilidades en el análisis financiero. Los algoritmos de aprendizaje automático pueden identificar patrones y tendencias en los datos contables que serían difíciles de detectar por un ser humano.
El mercado hoy día ofrece diferentes herramientas de inteligencia artificial y automatización a disposición del profesional en la contaduría, algunas en consideración;
Chatbots y asistentes virtuales: Responden a preguntas frecuentes de los clientes sobre temas contables, liberando tiempo al personal cuando se trata de un equipo de outsourcing o asesorías contables, algunas casas de sistemas informático utilizan la IA como soporte técnico y a los contadores a resolver problemas técnicos relacionados con el software contable.
Entre los chatbots más conocidos encontramos;
Chat GPT; se pueden hacer consultas y mantener conversaciones de todo tipo, se presenta en versión gratuita, un poco más limitada en especial por las actualizaciones de sus algoritmos.
Bard; es la herramienta de inteligencia artificial de Google, con las mismas funcionalidades del Chat GPT (competencia), entrenada para dar respuesta directa entregando información deforma conversacional.
Bing; inteligencia artificial creada por Microsoft, es un motor de búsqueda impulsado por inteligencia artificial
Looka; Crea diseños personalizados, hace logos o imágenes corporativas con base a inteligencia artificial
Gamma; Crea presentaciones con base a la información suministrada por el usuario, como por ejemplo una presentación de estados o informes financieros.
Plataformas de contabilidad basadas en automatización e IA: Muchas empresas de software contable han incorporado herramientas de IA para ofrecer soluciones más eficientes y precisas a sus usuarios (CONTPAQi, SAP Business One, Odoo, Xero), es importante considerar que al momento de elegir una plataforma de contabilidad basada en IA se considere los siguientes aspectos; tamaño de la empresa, complejidad de las operaciones, presupuesto, integración con otros sistemas ya existentes en la organización.
La capacidad de la IA para analizar transforma el mundo de los negocios y la manera como se ejerce la contabilidad, atrás van quedando las largas jornadas de cierre contable dándosele la bienvenida a las asesorías financieras estructuradas y presentación de informes claros, ejecutivos y de mucho valor en la toma de decisiones.
El Contador que ejerce su profesión con la investidura de revisor fiscal o auditor externo, cuenta con un aliado inigualable a la hora de ejecutar sus pruebas de auditoria para validar cumplimientos normativos, analizar información financiera minimizando el error de detección en posibles situaciones de fraudes u operaciones sospechosas dentro de una organización también disminuye los tiempos en ejecución de algunas tareas favoreciendo la capacidad de revisión ante una mayor capacidad de revisión o revisiones más exhaustivos (volumen vs tiempo). Permite además emitir recomendaciones inteligentes y más asertivas para cada tipo de organización.
La implementación de sistemas automáticos y de IA requiere una inversión inicial significativa en hardware, software y capacitación del personal, las habilidades duras del contador deben ser fortalecidas para la maximización de las herramientas, el planteamiento de preguntas o definición de situaciones claras y concisas permite que el resultado de la búsqueda sea acertado, si no se tiene claro el “cómo preguntar”, el uso de la herramienta quizás puede ser subvalorado.
Adicional a la inversión inicial, se debe contemplar que los sistemas automáticos y de IA son vulnerables a ciberataques, además de los riesgos por errores humanos, fallas en el hardware o software y pérdida o manipulación de información financiera, por lo que es necesario implementar medidas de seguridad robustas para proteger los datos confidenciales, las cuales van desde copias de seguridad regulares y cifradas, el diseño de un plan de continuidad en caso de ser objeto de un ataque informático.
La automatización y la IA podrían generar una dependencia al vinculo tecnológico, no obstante, no se puede perder de vista que debemos ser coautores del producto y no clientes de este, donde la capacidad intelectual prime sobre el uso de la herramienta, transformando su resultado y generando cada día un avance en su capacidad de aprender y mejorar los resultados, disminuyendo la brecha del racionamiento humano y el sistema.
En Alfredo Lopez y Cia SAS BIC trabajamos día a día mejorando nuestros procesos, consideramos que la automatización e inteligencia artificial ofrecen un gran potencial para transformar el sector contable en Colombia. Sin embargo, es fundamental abordar los desafíos y riesgos asociados con su implementación para aprovechar al máximo sus beneficios. Como Firma hemos evolucionado, hacemos parte de las organizaciones que han permitido la entrada de la automatización y la inteligencia artificial como parte de nuestra labor, reduciendo los tiempos en la ejecución de actividades repetitivas que conducen a un mayor enfoque analítico y redirección de pruebas de auditoria más enfocadas al riesgo y control interno de organización, esto son dejar a un lado, el cumplimiento normativo que debe darse en toda organización sin distinción de sector.
