Régimen de Medidas Mínimas SAGRILAFT en Colombia.

El Régimen de Medidas Mínimas es la implementación de ciertos estándares mínimos en SAGRILAFT al que se encuentran obligadas ciertas organizaciones.

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En el año 2017, mediante una modificación en el Capitulo X de la Circular Básica Jurídica, se introdujo el “Régimen de Medidas Mínimas”. Este consiste en un conjunto de normas y requisitos establecidos al que se encuentran obligadas ciertas organizaciones, que aunque no cumplen los requisitos para estar obligados implementar en su totalidad SAGRILAFT, si deben aplicar ciertos estándares mínimos de organización y controles relacionados.

El Régimen de Medidas Mínimas tiene como objetivo establecer un modelo más simple del Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SAGRILAFT), que permita asegurar la transparencia, la integridad y la adecuada gestión de las sociedades, en lo que se refiere a la prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo (LA/FT).

¿Quiénes están obligados a implementar el Régimen de Medidas Mínimas SAGRILAFT en Colombia?

En el numeral 6 del Capitulo X de la Circular Básica Jurídica, se indican a los obligados a aplicar el Régimen de Medidas Mínimas. Aquí se encuentran comprendidas las organizaciones que hagan parte de los siguiente Sectores: (i) agentes inmobiliarios, (ii) comercialización de metales preciosos y piedras preciosas, (iii) servicios jurídicos y servicios contables; y que cumplan los siguientes requisitos:

Obligados a Implementar el Régimen de Medidas Mínimas SAGRILAFT – Sector Inmobiliario:

• Que se dediquen habitualmente a la prestación de servicios de intermediación en la compra o venta de bienes inmuebles a favor de sus clientes; y

• Que, a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, hubieren obtenido Ingresos Totales iguales o superiores a tres mil (3.000) SMLMV o tenido Activos iguales o superiores a cinco mil (5.000) SMLMV.

Obligados a Implementar el Régimen de Medidas Mínimas SAGRILAFT – Sector de Comercialización de Metales y Piedras Preciosos:

• Que se dediquen habitualmente a la comercialización de metales preciosos y piedras preciosas; y

• Que, a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, hubieren obtenido Ingresos Totales iguales o superiores a tres mil (3.000) SMLMV o tenido Activos iguales o superiores a cinco mil (5.000) SMLMV.

Obligados a Implementar el Régimen de Medidas Mínimas SAGRILAFT – Sector de Servicios Jurídicos:

• Que su actividad económica inscrita en el registro mercantil o la actividad económica que genera para la Empresa el mayor Ingreso de Actividad Ordinaria según las normas aplicables, sea la identificada con el código 6910 del CIIU Rev. 4 A.C; y

• Que, a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, hubieren obtenido Ingresos Totales iguales o superiores a tres mil (3.000) SMLMV o tenido Activos iguales o superiores a cinco mil (5.000) SMLMV.

Obligados a Implementar el Régimen de Medidas Mínimas SAGRILAFT – Sector de Servicios Contables, de Cobranza y/o de Calificación Crediticia:

• Que su actividad económica inscrita en el registro mercantil o la actividad económica que genera para la Empresa el mayor Ingreso de Actividad Ordinaria según las normas aplicables, sea la identificada con el código 6920 del CIIU Rev. 4 A.C; y

• Que, a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, hubieren obtenido Ingresos Totales iguales o superiores a tres mil (3.000) SMLMV o tenido Activos iguales o superiores a cinco mil (5.000).

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Verifique si se encuentra obligado a SAGRILAFT, SIPLA, PTEE y/o RNBD en Colombia

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¿En el Régimen de Medidas Mínimas se debe presentar el informe 75- SAGRILAFT y PTEE?

El Régimen de Medidas Mínimas se encuentra establecido por la Circular Externa 100-000016 del 24 de diciembre de 2020, a través de esta se modificó el capitulo X de la Circular Básica Jurídica; que, aunque no es la modificación más reciente a este capítulo, si es la más sustancial y la que se refiere al régimen de AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO INTEGRAL LA/FT/FPADM Y REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS A LA UIAF.

A través del artículo 6 de la mencionada Circular Externa, es que se incluyen dentro del capítulo X de la circular Básica Jurídica el ámbito de aplicación, así como el contenido del Régimen de Medidas Mínimas. Ahora bien, la Circular Externa 100-000003 de 2023, a través de la cual se integraron los informes 50 y 52 en el informe 75- SAGRILAFT y PTEE es bastante explicita al indicar en su artículo 2.1. que los sujetos obligados a presentar el informe 75: “serán aquellos Sujetos Obligados que deben cumplir con lo dispuesto en los Capítulos X y XIII de la Circular Básica Jurídica”
Teniendo en cuenta que tanto la aplicación y los contenidos del Régimen de Medidas Mínimas se encuentran contenidas en el capitulo X de la Circular Básica Jurídica, se entiéndete que los obligados a este Régimen, deben presentar el informe 75.

¿Cuáles son los plazos para dar cumplimiento al Régimen de Medidas Mínimas o a SAGRILAFT en Colombia?

La Circular Externa 100-000016 de 2020 indica en su artículo 7.1 que las empresas que adquieran la calidad de Empresa Obligada a SAGRILAFT o al Régimen de Medidas Mínimas, a partir del 31 de diciembre de cualquier año, deberán darle cumplimiento a su implementación a más tardar el 31 de mayo del año siguiente al que adquirieron la calidad de Empresa Obligada.

Adicional a lo anterior, también es importante tener presente el plazo limite para la presentación del informe 75- SAGRILAFT y PTEE, el cual deben presentar los obligados al Régimen de Medidas Mínimas según los plazos indicados en la Circular Externa 100-000003 de 2023 de la siguiente manera:

PLAZO MÁXIMO PARA PRESENTACIÓN INFORME 75 SAGRILAFT – PTEE
Circular Externa 100-000003 de 2023
Últimos dos dígitos del NIT	Plazo máximo para el envío de información
01 – 10	Décimo primer día hábil del mes de julio
11 – 20	Décimo segundo día hábil del mes de julio
21 – 30	Décimo tercer día hábil del mes de julio
31 – 40	Décimo cuarto día hábil del mes de julio
41 – 50	Décimo quinto día hábil del mes de julio
51 – 60	Décimo sexto día hábil del mes de julio
61 – 70	Décimo séptimo día hábil del mes de julio
71 – 80	Décimo octavo día hábil del mes de julio
81 – 90	Décimo noveno día hábil del mes de julio
91 – 00	Vigésimo día hábil del mes de julio

¿Debo implementar el Régimen de Medidas Mínimas, o SAGRILAFT aunque no cumpla los topes?

El artículo 7 de la Circular Externa 100-000016 del 24 de diciembre de 2020 indica que la Superintendencia de Sociedades en cualquier momento podrá indicarle a cualquier Empresa sometida a su supervisión, que implementé SAGRILAFT o el Régimen de Medidas Mínimas. Es decir, aunque la organización no figure como Empresa Obligada, deberá cumplir con su implementación si la Superintendencia de Sociedades se lo requiere.

Criterios del Régimen De Medidas Mínimas Colombia:

Implementación de un Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de LA/FT (SAGRILAFT): Las sociedades deben implementar un sistema que les permita identificar, medir, controlar y monitorear los riesgos relacionados con el lavado de activos y la financiación del terrorismo.

Debida Diligencia: Las empresas deben realizar un proceso de debida diligencia para conocer adecuadamente a sus clientes, proveedores y contrapartes, con el fin de prevenir actividades ilícitas.

Políticas y Procedimientos: Las sociedades deben establecer políticas y procedimientos claros y detallados que guíen las acciones de los empleados y directivos en relación con la prevención del LA/FT.

Capacitación: Es obligatorio que las sociedades capaciten a sus empleados y directivos en temas relacionados con la prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo.

Reportes y Monitoreo: Las empresas deben llevar a cabo un monitoreo constante de las operaciones y transacciones, y reportar cualquier actividad sospechosa a las autoridades competentes.

Órganos de Control Interno: Las sociedades deben contar con órganos de control interno que supervisen el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos para la prevención del LA/FT.

Auditoría: Se recomienda la realización de auditorías periódicas para evaluar la efectividad del SAGRILAFT y el cumplimiento de las normas establecidas.

¿Cómo cumplir con el Régimen de Medidas Mínimas – SAGRILAFT en Colombia?

Para cumplir con el Régimen de Medidas Mínimas en Colombia, la organización obligada debe adoptar las siguientes medidas mininas:

• Instruir, a través de su representante legal, a los empleados y asociados sobre los Riesgos LA/FT/FPADM, por lo menos una (1) vez a al año;

• Comunicar y divulgar, a través del representante legal, las medidas mínimas que la Empresa adoptó para prevenir y mitigar los Riesgos LA/FT/FPADM;

• Identificar a la Contraparte y verificar su identidad utilizando documentos, datos o información confiable, de fuentes independientes;

• Identificar al Beneficiario Final de la Contraparte y tomar Medidas Razonables para verificar su identidad;

• Tomar Medidas Razonables para conocer la estructura de propiedad de la Contraparte con el fin de obtener el nombre y el número de identificación de los Beneficiarios Finales, haciendo uso de las herramientas de que disponga.

• Entender, y cuando corresponda, obtener información sobre el propósito y el carácter que se pretende dar a la relación comercial con la Contraparte;

• Realizar una Debida Diligencia continua de la relación comercial y examinar las transacciones llevadas a cabo a lo largo de esa relación para asegurar que sean consistentes con el conocimiento que tiene la Empresa Obligada sobre la Contraparte, su actividad comercial y el perfil de riesgo, incluyendo, cuando sea necesario, la fuente de los fondos;

• Disponer de registros y documentos de soporte de la ejecución e implementación del Régimen de Medidas Mínimas;

• Reportar ante la UIAF y poner en conocimiento de la Fiscalía General de la Nación, en el evento en que se identifique o verifique cualquier bien, Activo, Producto, fondo o derecho de titularidad a nombre o bajo la administración o control de cualquier país, persona o entidad incluida en las Listas Vinculantes. Para tal fin, deberá consultar permanentemente las Listas Vinculantes;

• Definir, adoptar y monitorear acciones y herramientas para la detección de Operaciones Inusuales y Operaciones Sospechosas, así como el reporte efectivo a la UIAF

• Registrar al representante legal en el SIREL y responsabilizarlo para que sea el responsable de presentar a la UIAF los ROS y demás reportes señalados en el literal i, anterior; y

• Dar respuesta oportuna a los requerimientos de información emitidos por la Superintendencia de Sociedades, relacionados con la implementación y ejecución de este Régimen de Medidas Mínimas;

Beneficios de la Implementación del Régimen de Medidas Mínimas – SAGRILAFT en Colombia.

Una de las principales razones para dar cumplimiento al Régimen de Medidas Mínimas es la Prevención del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo: La implementación de estas medidas es crucial para identificar, evaluar, y mitigar los riesgos asociados con el LA/FT, protegiendo así la integridad del sistema financiero y económico del país. Adicional a ello se encuentran otros beneficios como:

• Cumplimiento Normativo: Las empresas están legalmente obligadas a cumplir con las normativas establecidas por la Superintendencia de Sociedades y otras entidades regulatorias. El incumplimiento puede resultar en sanciones, multas y otras penalidades.

• Protección de la Reputación: Las medidas de control ayudan a las empresas a proteger su reputación, evitando involucrarse en actividades ilícitas que puedan dañar su imagen y relaciones comerciales.

• Transparencia y Buen Gobierno Corporativo: La implementación de SAGRILAFT y otras medidas de control promueve la transparencia y el buen gobierno corporativo, mejorando la confianza de los inversores, clientes y otros stakeholders.

• Responsabilidad Social y Ética Empresarial: Las empresas tienen una responsabilidad social de contribuir a la lucha contra el crimen organizado y la corrupción, adoptando prácticas éticas y responsables.