Aprenda cómo la narración de datos ayuda a comunicar cifras financieras, darles significado y facilitar la toma de decisiones mediante historias relevantes y rigurosas.
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Aprende el arte de contar historias, porque los datos no hablan por sí solos.
¿Por qué algunos profesionales de la directiva, la administración y las finanzas logran captar la atención de su público de inmediato, mientras que otros la pierden en un mar de hojas de cálculo? La respuesta tiene menos que ver con la calidad de su análisis y más con las historias que cuentan.
Les voy a contar un hecho real, hace varios años, cuando uno de mis amigos, gerente de un astillero constructor de buques, supervisaba la construcción de un buque de investigación para una organización científica en Europa, con un costo aproximado de 120 millones de dólares, el proyecto llegó a un punto en el que los factores relacionados con la seguridad de la tripulación exigían un cambio significativo en el diseño y una mayor inversión.
Cuando la directora de operaciones nacionales e infraestructura marina de la Organización científica compradora del buque presentó el tema ante el comité del proyecto, no se centró tanto en las cifras, socializo un reporte donde decía que se estaba diseñando y construyendo este buque junto con las personas que lo tripularán en el Océano Pacifico, dijo. No puedo formar parte de un proyecto que no garantice que el buque sea lo más seguro posible.
La respuesta fue inmediata. Todo el mundo dijo: “¡Por supuesto!”, por ende «Hubo un acuerdo instantáneo.
Las cifras, las obligaciones contractuales y el análisis en el que se basaba la recomendación seguían siendo importantes, por supuesto. Sin embargo, ninguno de esos elementos transmitía la importancia de la inversión con tanta claridad.
Fue un ejemplo sencillo pero excelente del poder de la narración en el ámbito financiero; Narrar historias no consiste en sustituir las pruebas por anécdotas. Se trata, más bien, de dotar de significado a las cifras, de modo que resulten relevantes para quienes las escuchan.
Narración de datos: Cómo dar significado a las cifras.
Una hoja de cálculo perfectamente elaborada tiene un gran valor para el profesional de las finanzas que sabe lo que significa cada cifra, pero probablemente signifique muy poco para quienes no lo saben; La comunicación eficaz y la narración de historias permiten superar la complejidad de los datos, crean relevancia, mejoran la retención de la información y establecen una conexión emocional.
Las cifras nos dicen lo que está ocurriendo, pero la historia nos ayuda a comprender por qué es importante, qué significa y qué debemos hacer a continuación, Los datos nos proporcionan pruebas, mientras que la historia da sentido a esas pruebas, es lo que permite que los datos lleguen a su destino.
En mi historia, la junta del proyecto de la organización de investigación conocía personalmente a las personas que irían a bordo del nuevo barco. Pensar en ellas en los confines remotos de un océano hostil e implacable hizo que la decisión de aumentar el gasto en seguridad resultara clara y sencilla.
Las historias no tienen que ver con el sentimentalismo, aportan contexto, significado y consecuencias a la información, conectan el contenido analítico con lo que se puede llamar la realidad humana de las decisiones.
Las historias impulsan a la acción, lo más importante a la hora de construir y transmitir historias es la estructura, y para eso debemos tener cuatro focos esenciales para una historia eficaz: contexto, tensión, significado y acción.
¿Dónde estamos ahora? ¿Qué ha cambiado, o cuál es el problema o la oportunidad?, ¿Por qué es importante? y ¿Qué debería pasar a continuación? Una versión más sencilla es: ¿Qué, y qué más, y ahora qué?
Cómo comunicar datos financieros de forma eficaz.
Tras décadas de presentar información financiera para ayudar o influir en la toma de decisiones, el error más común que cometemos los administradores de las cifras financieras es dar por sentado que todo el mundo tiene que vivir el proceso analítico de la misma manera que lo hace un contador. Tal vez para este usuario lo mas importante es que todo cuadre exacto, y esto a menudo, provocaba que las decisiones se retrasaran mientras la gente se abría paso entre esa compleja maraña de información.
En la actualidad el enfoque practico es similar a pelar una cebolla, empieza proponiendo lo que pretende conseguir y, a continuación, tiene preparadas capas adicionales de pruebas para quienes las necesiten.
La lección que debe quedar es tener siempre en cuenta lo que se pretende conseguir, ¿Qué es lo que la persona o el equipo al que me dirijo realmente necesita saber para tomar la decisión correcta?», entonces, empieza por la decisión, no por las cifras.
Cinco preguntas para interpretar cada cifra.
Cinco preguntas clave sobre cada cifra que se presente: qué cifra es, qué la ha provocado, por qué es importante, a quién o a qué afecta, y qué decisión o acción debería derivarse de ella, comprender a quién o a qué afecta es especialmente importante.
Humaniza siempre el denominador. Recuerda que detrás de casi todas las cifras hay un comportamiento humano, una decisión o una consecuencia humana.
Nuevamente en mi historia, la directoria de la organización científica, humanizó el denominador al hablar de la seguridad de los compañeros a bordo del barco. Sin embargo, también podría significar explicar los efectos de un cambio en el margen para los miembros de un departamento de ventas, cómo una inversión afecta a las comunidades locales o cómo un producto cambió la vida de un cliente.
Eso ayudo a anclar las cifras en la realidad y en su impacto humano.
¿Cómo comunicar datos financieros de forma eficaz?
Hay que plantearse cuál es la mejor forma de presentar las cifras, empezar por el reto o la decisión.
Existe una tentación de presentar la información en el orden en que se analiza, pero el que va a leer o a escuchar los datos, no quiere el proceso analítico, quiere la conclusión desde el principio y, después, la lógica que la respalda.
Otra consideración importante es comprender cómo prefiere recibir la información el destinatario. ¿Mediante gráficos, imágenes, listas con viñetas o apelando a las emociones? ¿Cuál es el mejor estilo de comunicación para el público?
Al fin y al cabo, no se trata de cómo te comunicas, si no de cómo la persona a la que quieres comunicarte recibe mejor esa información.
Una narrativa sin rigor no convence.
La narración puede fracasar si una historia convincente no está respaldada por pruebas, si se eligen hechos para manipular una decisión o si se permite que la emoción oculte hechos que podrían considerarse inconvenientes.
Una buena narración es un ejercicio para generar confianza, una narración auténtica y precisa puede reforzar la credibilidad, utiliza la influencia para sacar a la luz la verdad, no para manipularla.
En cuanto pierdes credibilidad como profesional de la contabilidad o las finanzas, pierdes tu capacidad de influencia. Las habilidades para contar historias con datos podrían cobrar mayor importancia a medida que la tecnología transforma la contabilidad y las finanzas. el futuro de los profesionales financieros no consiste simplemente en ser los guardianes de las cifras, si no en ser los intérpretes de lo que esas cifras significan para tus clientes, sus negocios, sus vidas, sus futuros y sus sueños; La hoja de cálculo sigue siendo esencial, pero no es el producto final.
La historia solo termina cuando las cifras que importan se comunican de forma significativa a quienes más las necesitan.
Socio de Negocios Internacionales
