SuperSociedades crear el Informe 75 que integra los Informes 50 y 52, y señala los parámetros de presentación de los informes 42 – PRACTICAS EMPRESARIALES, 58 – OFICIALES DE CUMPLIMIENTO y 75 – SAGRILAFT y PTEE.
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Consolidación de los informes SAGRILAFT -PTEE en el nuevo informe 75 y actualización de los plazos Prácticas empresariales y Oficial de Cumplimiento ante Superintendencia de Sociedades.
Es importante para las organizaciones, directivos y oficiales de cumplimiento estar actualizados con la presentación de los informes SAGRILAFT y PTEE, por lo cual, presentamos este boletín informativo donde analizaremos el nuevo informe 75 (SAGRILAFT y PTEE) de la Superintendencia de Sociedades y hablaremos de los principales elementos planteados por el ente de control mediante la Circular Externa No. 100- 000003 de 11 de septiembre del 2023.
¿Quiénes están obligados a emitir el informe 75- SAGRILAFT y PTEE?
La Superintendencia de Sociedades expidió la Circular Externa No. 100- 000003 de 11 de septiembre del 2023, por la cual, procedió a unificar por un lado el reporte de información de los antiguos formatos 50 que se presentaban por las Empresas obligadas a contar con un sistema de SAGRILAFT, y, por otro lado, el informe 52 que lo presentaban las Empresas obligadas a contar con un Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE), por lo cual, se creó un único informe 75 – SAGRIFLAT y PTEE.
Por consiguiente, los obligados a emitir este nuevo Informe 75-SAGRILAFT Y PTE, son aquellas Empresas que, al 31 de diciembre del 2022, hayan estado obligadas a presentar SAGRILAFT y/o aquellas Empresas obligadas a contar con un Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE) a la misma fecha.
Se precisa, que la Circular Básica Externa 100-000016 del 24 de diciembre de 2020 dispone la aplicación de un término de permanencia, lo que implica que la empresa obligada que dejare de cumplir con los requisitos dispuestos anteriormente, en todo caso deberá dar aplicación al Sistema durante el término de 3 años más.
A continuación, mencionamos algunos sujetos obligados a implementar SAGRILAFT de acuerdo con la Circular Externa 100-000016 del 24 de diciembre de 2020 la cual aún se encuentra vigente.
¿Quiénes están obligados a implementar y presentar SAGRILAFT?
Aquellas empresas en calidad de vigilancia o supervisión que cumplan los siguientes topes, deberán dar cumplimiento a lo dispuesto al numeral 5 del presente Capítulo X (SAGRILAFT).
| Empresas que deben adoptar el SAGRILAFT | |
| Circular 100-000016 de 2020 Punto No. 4 | |
| Sociedades Vigiladas o Controladas por la SuperSociedades | |
| Sector | cualquier sector |
| Ingresos Totales | 40.000 SMLMV |
| Activos Totales | 40.000 SMLMV |
Adicionalmente a los topes anteriores, las Empresas deben contemplar si el grupo o sector al que pertenece cumplen con las condiciones establecidas en el numeral 4.2 de la Circular Básica donde enfatiza la implementación para aquellas empresas que pertenezcan a los siguientes sectores siempre y cuando cumplan con los topes establecidos de ingresos y/o activos, estipulado por cada uno.
- Agentes inmobiliarios
- Comercialización de metales preciosos y
- Servicios jurídicos
- Servicios contables
- Construcción de edificios y obras de ingeniería civil
- Activos Virtuales
¿Quiénes están obligados a implementar y presentar PTEE?
En cuanto a las empresas obligadas a PTEE, estas deben dar aplicación en lo que les corresponda y contar con un manual de programa de Transparencia y Ética Empresarial, considerando los siguientes topes:
| Empresas que deben adoptar el PTEE | |||
| Sociedades Vigiladas por la SuperSociedades | Circular de la SuperSociedades (Numeral 4.1.) Descripción. | Sociedades Supervisadas por la SuperSociedades | Circular de la SuperSociedades (Numeral 4.2.) Descripción |
| Sector | cualquier sector | Sector | cualquier sector |
| Ingresos Totales | 30.000 SMLMV | Ingresos Totales | 30.000 SMLMV |
| Activos Totales | 30.000 SMLMV | Activos Totales | 30.000 SMLMV |
| Negocios o Transacciones Internacionales* | 100 SMLMV | contratos con entidades estatales | 100 SMLMV |
| Actividad Económica (CIIU) | Cualquier actividad económica | Actividad Económica (CIIU) | Cualquier actividad económica |
De acuerdo con los topes anteriores, debemos analizar la Circular Externa 100-000011 en el numeral 4,3 que cita:
…..”Numeral 4.3, menciona como obligados aquellas empresas que al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, directa o indirectamente (a través de consorcios, uniones temporales o cualquier otra figura permitida por la ley), hayan celebrado contratos con Entidades Estatales con una cuantía igual o superior (individual o en conjunto) a quinientos (500) SMMLV; y (ii) que pertenezcan a cualquiera de los sectores que se señalan a continuación, siempre y cuando cumplan con todos los requisitos que se indican para el respectivo sector. Las Entidades Supervisadas que se encuentren obligadas por cumplir con los requisitos del presente numeral, solamente estarán obligadas a identificar y evaluar los riesgos de corrupción:
- Sector farmacéutico
- Sector infraestructura
- Sector manufacturero
- Sector Minero- Energético
- Sector de Tecnologías de Información y Comunicaciones
- Sector de Comercio de Vehículos, sus partes, piezas y accesorios
- Sector actividades auxiliares de servicios financieros ……”
¿Cómo saber si estoy obligado a SAGRILAFT y PTEE?
En nuestro sitio web puede encontrar un test de cumplimiento normativo, con el cual podrá verificar si está obligado SAGRILAFT, SIPLA, PTEE y/o RNBD.
Le invitamos a revisarlo para que pueda verificar sus obligaciones.
¿Cuáles son los plazos para el envío del Nuevo Informe 75-SAGRILAFT Y PTEE?
Los plazos para la presentación del Informe 75-SAGRILAFT y PTEE fueron establecidos en la Circular Externa 100-000003, la cual indica que deberá realizarse anualmente de acuerdo con los dos últimos dígitos del NIT del sujeto obligado, sin incluir el dígito de verificación; con base en la siguiente tabla:
| Últimos dos dígitos del NIT | Plazo máximo para el envío de información |
| 01-10 | Décimo primer día hábil del mes de julio |
| 11-20 | Décimo segundo día hábil del mes de julio |
| 21-30 | Décimo tercer día hábil del mes de julio |
| 31-40 | Décimo cuarto día hábil del mes de julio |
| 41-50 | Décimo quinto día hábil del mes de julio |
| 51-60 | Décimo sexto día hábil del mes de julio |
| 61-70 | Décimo séptimo día hábil del mes de julio |
| 71-80 | Décimo octavo día hábil del mes de julio |
| 81-90 | Décimo noveno día hábil del mes de julio |
| 91-00 | Vigésimo día hábil del mes de julio |
Se precisa, que la presentación del informe 75-SAGRILAFT Y PTEE es de carácter obligatorio para las Empresas obligadas, es decir, se deberá presentar dentro de las fechas estipuladas para evitar la imposición de sanciones por parte de la Superintendencia de Sociedades.
La Circular Externa No. 100- 000003 de 11 de septiembre del 2023, también se pronuncia referente al reporte 42-prácticas empresariales y 58-Oficiales De Cumplimiento que a continuación hablaremos:
¿Quiénes se encuentran obligados a realizar el reporte 42-prácticas empresariales?
Los sujetos obligados son aquellos que se encuentren en la calidad de vigilancia o control ante SuperSociedades, en consecuencia, se exceptúan las empresas inspeccionadas, y las siguientes:
- Sucursales de sociedades extranjeras.
- Sociedades en liquidación judicial simplificada. – Sociedades en liquidación obligatoria.
- Sociedades en liquidación judicial.
- Sociedades en liquidación voluntaria.
- Sociedades en reorganización.
- Sociedades en reorganización abreviada.
- Sociedades en reestructuración.
- Sociedades en concordato.
- Sociedades que no cumplen con la hipótesis de negocio en marcha a 31 de diciembre de 2022.
- Sociedades Grupo 3 – NIF para sociedades que aplican contabilidad simplificada.
En cuanto a los plazos del reporte 42, se precisa, que la responsabilidad del diligenciamiento, contenido y fidelidad de este informe será de los administradores de las entidades empresariales obligadas y deberá presentarse de conformidad con los dos últimos dígitos del NIT de la sociedad, sin incluir el dígito de verificación, en los siguientes plazos:
| Últimos 2 dígitos del NIT | Plazo máximo |
| 01-10 | Décimo primer día hábil del mes de julio |
| 11-20 | Décimo segundo día hábil del mes de julio |
| 21-30 | Décimo tercero día hábil del mes de julio |
| 31-40 | Décimo cuarto día hábil del mes de julio |
| 41-50 | Décimo quinto día hábil del mes de julio |
| 51-60 | Décimo sexto día hábil del mes de julio |
| 61-70 | Décimo séptimo día hábil del mes de julio |
| 71-80 | Décimo octavo día hábil del mes de julio |
| 81-90 | Décimo noveno día hábil del mes de julio |
| 91-00 | Vigésimo día hábil del mes de julio |
Obligación y vencimientos para presentar el informe 58 – OFICIALES DE CUMPLIMIENTO:
Aquellas entidades obligadas a tener oficial de cumplimiento para SAGRILAFT y/o oficial de cumplimiento PTEE, conforme a lo establecido en la Circular Básica Jurídica. Deben tener presente que cada vez que realicen el nombramiento o designación de un nuevo oficial de cumplimiento por parte del máximo órgano social competente, deberán diligenciar y presentar el Informe-58 con una serie de documentos anexos.
El informe -58 deberá enviarse dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al respectivo nombramiento o cambio, donde la fecha de corte del mencionado informe debe corresponder a fecha del acta donde se realizó el nombramiento del Oficial de Cumplimiento. En cuanto, a los documentos adicionales, estos deben enviarse de manera independiente, como archivos con extensión PDF ingresando al portal web, los documentos adiciónales a presentar son los siguientes:
|
Documentos anexos al informe 58-oficial de cumplimento (OFC). |
||
| # | OFC-SAGRILAFT | OFC- PTEE |
| 1 | Hoja de vida del Oficial de Cumplimiento – SAGRILAFT. | Hoja de vida de Oficial de Cumplimiento – PTEE. |
| 2 | Certificación del cumplimiento de los requisitos para ser nombrado Oficial de Cumplimiento – SAGRILAFT. | Certificación de cumplimiento de los requisitos para ser nombrado Oficial de Cumplimiento – PTEE. |
| 3 | Una copia del documento que dé cuenta del registro del Oficial de Cumplimiento SAGRILAFT ante el SIREL administrado por la UIAF. | Documentación que acredita conocimiento en materia de administración de riesgos – PTEE. |
| 4 | Una copia del extracto del acta de la junta directiva o máximo órgano social en la que conste la designación del Oficial de Cumplimiento – SAGRILAFT. | Copia de acta de la junta directiva o de Máximo Órgano Social con designación de Oficial de Cumplimiento – PTEE. |
| 5 | Documento que acredite el conocimiento en materia de administración de riesgo LA/FT o riesgo LA/FT/FPADM a través de especialización, cursos, diplomados, seminarios, congresos o cualquier otra similar. | Certificado de la verificación de inhabilidades e incompatibilidades del Oficial de Cumplimiento suscrito por el representante legal – PTEE. |
| 6 | Certificado de la verificación de inhabilidades e incompatibilidades de Oficial de Cumplimiento suscrito por el representante legal – SAGRILAFT. | |
Sanciones y/o multas asociadas al incumplimiento de SAGRILAFT – PTEE.
Las entidades empresariales obligadas a cumplir con el reporte de los informes anteriormente mencionados, de no emitir o presentar los reportes dentro de las fechas estipuladas, podrán ser sancionadas por parte de la Superintendencia de Sociedades mediante la imposición de sanciones o multas hasta por 200 SMLMV, tal como se encuentra previsto en el artículo 86 de la Ley 222 de 1995.
¿Dónde se reporta la información de los informes 75, 42 y 45?
Los informes se deben diligenciar en el aplicativo STORM USER, los cuales se encuentran en el portal web de la Superintendencia de Sociedades, en donde además podrán inscribirse a las capacitaciones gratuitas sobre el tema que se encontrará ofertando dicha entidad.
https://www.supersociedades.gov.co/
Redacción por:
Kelly Johana Parra Trejos
Semi Senior de Auditoría
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