A través de la nueva Resolución 167 del 30 de diciembre de 2021, la DIAN implementa y desarrolla el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente para su transmisión electrónica.
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El Ministerio de Hacienda y Crédito Público, mediante el Decreto No. 358 del 05 de marzo de 2020, reguló algunos aspectos en materia de facturación electrónica, entre ellos, fijó las pautas respecto al documento soporte para las adquisiciones efectuadas con sujetos no obligados a expedir factura de venta.
Dos meses después, con la expedición de la Resolución No. 42 del 05 de mayo de 2020, la DIAN definió una serie de pasos en miras de unificar el tratamiento del documento soporte e incluirlo dentro del sistema de facturación electrónica.
Aspectos básicos, como las características del documento soporte; los obligados a adoptar el anexo técnico del documento soporte; los documento soporte en operaciones con no residentes en Colombia, son los que encontramos contenidos en los artículos 1.6.1.4.12 y 1.6.1.4.13 del DUR 1625 de 2016; en el artículo 771-2 del E.T., en la Resolución 012 de 2020 y en general en todas las normas antes citadas, ofreciendo un vasto, pero “disperso” marco normativo, en lo que a este tema refiere.
Es así como la DIAN, a través de la reciente Resolución No. 167 del 30 de diciembre de 2021, implementa y desarrolla el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente para su transmisión electrónica, (lo cual deberá implementarse a más tardar el 02 de mayo de 2022), derogando con esto el artículo 55 de la Resolución 00042 de mayo de 2020.
Por otra parte, la Resolución 167 de 2021 establece la información y el contenido del documento soporte, mediante el cual se prueba que operación determinada da lugar a soportar los costos y deducciones en renta, o impuestos descontables en IVA. Recordemos que desde el 15 de agosto de 2020 se debe contar con resolución de numeración DIAN.
Un aspecto importante para tener en cuenta es que cuando el adquirente sea facturador electrónico, el documento en cuestión deberá generarse de forma electrónica, atendiendo las directrices que la DIAN disponga en este sentido.
Además de los requisitos generales que deben cumplirse en la elaboración del documento, los facturadores electrónicos que lo generen deberán: (i) incluir la firma del emisor del documento soporte al momento de la generación, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la DIAN; (ii) utilizar el formato electrónico de generación que establezca la Entidad.
Finalmente, se resalta que se deben cumplir las condiciones del “anexo técnico documento soporte en adquisiciones” para la generación y transmisión para su posterior validación por parte de la DIAN.
Deberá generarse y transmitirse de forma electrónica (i) por cada una de las operaciones en las que se adquieran bienes y/o servicios a sujetos no obligados a facturar, o (ii) por operaciones acumuladas semanalmente que se realicen con un mismo proveedor.
Esta obligación recae sobre los adquirentes que sean facturados electrónicos, contribuyentes de renta y los responsables de IVA, que requieran por ende soportar el costo o gastos en renta o impuesto descontable en IVA.
Se establece notas de ajuste del documento soporte las cuales se deberán igualmente generar y transmitir para validación, con el lleno de requisitos de información y contenido respectivo.
Estos documentos deberán ser conservados al menos por el término de 5 años contados a partir del 1 de enero del año siguiente al de su generación. Al igual que la factura de venta electrónica, para el caso de los documentos soporte se deberá utilizar el idioma español y el peso colombiano al momento de su generación, sin perjuicio de poder expresar de forma adicional, otra moneda e idioma.
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