La DIAN aclaró que ciertos errores formales en la factura electrónica no invalidan su valor fiscal, siempre que la operación y el adquirente puedan identificarse claramente.
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La factura electrónica constituye uno de los principales soportes para la procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables. En consecuencia, cualquier inconsistencia en su expedición puede generar contingencias tributarias y cuestionamientos sobre su valor probatorio.
No obstante, mediante reciente doctrina, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) precisó que ciertos errores formales no afectan la validez fiscal de la factura electrónica cuando resulte posible identificar inequívocamente la realidad de la operación y a sus intervinientes.
I. Principal requisito legal para deducción de costos y gastos: la factura como soporte indispensable.
Para que un costo o gasto sea deducible en el impuesto de renta y para que el IVA pagado sea descontable, la ley exige un soporte documental idóneo. El artículo 771-2 del Estatuto Tributario establece que este soporte es, por excelencia, la factura de venta.
La normativa es explícita al listar los requisitos mínimos que debe contener una factura para ser válida fiscalmente, entre los que se destacan:
- Identificación completa del vendedor (nombre o razón social y NIT).
- Identificación completa del adquirente (nombre o razón social y NIT).
- Numeración consecutiva.
- Fecha de expedición.
- Descripción de los bienes o servicios.
- Valor total de la operación.
En estricto sentido, el incumplimiento de cualquiera de estos requisitos podría llevar al rechazo del costo o la deducción asociada.
II. ¿Qué tipo de errores no invalidan una factura como soporte fiscal? Principio constitucional “la sustancia prevalece sobre la forma”.
El principal cambio radica en la manera en que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) interpreta los errores menores en la identificación del adquirente. Tradicionalmente, inconsistencias como errores tipográficos en la razón social o un dígito incorrecto en el NIT podían dar lugar al rechazo de la factura como soporte fiscal válido.
Sin embargo, la doctrina reciente ha precisado que, en aplicación del principio constitucional de “sustancia sobre la forma”, este tipo de errores no invalida la factura cuando no existe duda sobre la verdadera identidad del comprador. En este sentido, la DIAN, mediante Concepto No. 8672 de 2025, señaló que:
“en aquellos casos que la factura electrónica de venta que haya sido validada por la DIAN, contenga esta clase de errores, primará la sustancia sobre la forma siempre que la identidad del adquirente tenga un carácter inequívoco.”
En consecuencia, errores como una letra cambiada en la razón social, la indicación incorrecta del tipo de documento, por ejemplo, la indicación errónea del tipo de documento de identificación del adquirente, siempre que el número de identificación corresponda efectivamente al sujeto que participa en la operación, o inconsistencias ortográficas que no impidan establecer de manera clara quién es el adquirente, no deberían afectar la procedencia de los costos, deducciones e impuestos descontables asociados a la operación.
Este criterio se fundamenta en el principio constitucional de prevalencia del derecho sustancial sobre las formalidades, conforme al artículo 228 de la Constitución Política, así como en la necesidad de reconocer la realidad económica de las operaciones sobre exigencias meramente formales que no comprometen la identificación del negocio jurídico celebrado.
III. La revisión y validación de la información de las facturas recibidas también es responsabilidad del adquirente.
Si bien esta interpretación flexibiliza el tratamiento de los errores menores en la factura electrónica, la normativa también enfatiza que la responsabilidad no recae exclusivamente en el emisor del documento. En consecuencia, las compañías deben mantener procedimientos de revisión y validación documental que permitan verificar la consistencia de la información contenida en las facturas electrónicas recibidas, especialmente respecto de la identificación de las partes, descripción de la operación y valores facturados.
En este sentido, mediante Concepto No. 8672 de 2025 la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales precisa que:
“…será responsabilidad del adquirente la revisión para efectos de que se cumpla con lo establecido en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario y demás disposiciones que exigen requisitos para que los documentos indicados en el presente artículo tengan valor probatorio para efectos tributarios.”
En consecuencia, la validación efectuada por la DIAN al momento de la expedición de la factura corresponde a una revisión de carácter técnico; no obstante, ello no exonera al adquirente de su deber de verificar que la información registrada sea correcta y refleje adecuadamente la realidad de la operación económica realizada.
IV. Recomendaciones prácticas para la revisión y validación de la información contenida en las facturas por parte de las compañías.
- Revisión inmediata: Implementa un protocolo para que, al recibir una factura electrónica, se verifiquen inmediatamente los datos clave (NIT, razón social, valores, descripción).
- Corrección de errores sustanciales: Si el error afecta datos esenciales como el valor total de la operación, el impuesto liquidado o la identificación inequívoca de las partes, no aplica el principio de sustancia sobre forma. En estos casos, es obligatorio solicitar al proveedor la expedición de una nota crédito o débito para ajustar la factura original.
- Confirmación en operaciones a crédito: Recuerda que, para operaciones a crédito, además de los requisitos de la factura, el adquirente debe enviar el mensaje electrónico de confirmación de recibido de la factura y de los bienes/servicios para que esta sea un soporte válido de costos y deducciones.
A pesar de la flexibilización introducida por la DIAN, la existencia de inconsistencias recurrentes en la facturación electrónica podría constituir un factor de riesgo en procesos de fiscalización, especialmente cuando dichas inconsistencias dificulten la trazabilidad de la operación o generen diferencias entre la información reportada por las partes.
La reciente doctrina de la DIAN representa un avance hacia una interpretación más alineada con la realidad económica de las operaciones y con el principio de prevalencia de la sustancia sobre las formalidades. No obstante, este criterio no elimina la necesidad de mantener adecuados controles internos sobre la recepción, revisión y conservación de soportes fiscales.
Abogada Senior
