Descubra cómo la IA puede ayudarle a automatizar los procesos de las cuentas por pagar, reducir errores y mejora la eficiencia financiera.
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Para los equipos financieros de las pequeñas y medianas empresas, las tecnologías de IA en rápido avance ofrecen nuevas oportunidades para transformar las cuentas por pagar, pasando de ser una función manual que requiere mucho tiempo a una operación sencilla y eficiente que genera información útil y potencia las ventajas competitivas.
Exploremos cómo la IA está revolucionando el proceso de cuentas por pagar al ofrecer capacidades mejoradas en tres áreas críticas:
- Gestión de facturas.
- Prevención del fraude.
- Informes de gastos.
Al aprovechar las soluciones basadas en IA para resolver estos puntos débiles de larga data, los responsables financieros pueden lograr un ahorro sustancial de costes, optimizar la asignación de recursos y descubrir eficiencias e información estratégica que antes solo estaba al alcance de las grandes organizaciones con presupuestos elevados.
El problema de la gestión tradicional de cuentas por pagar.
Al preguntar a cualquier equipo financiero cuál es la mayor fuente de cuellos de botella operativos, es probable que una de las primeras respuestas esté relacionada con la contabilidad de proveedores o cuentas por pagar (CxP). Esto se debe a que los procesos tradicionales de (CxP) son en gran medida manuales, requieren mucho tiempo y son propensos a errores, lo que consume valiosos recursos de la empresa y ofrece a cambio poco valor. Además, las ineficiencias, los costes y los errores relacionados con la (CxP) pueden tener efectos perjudiciales en prioridades claves de toda la empresa, como la gestión del flujo de caja, las relaciones con los proveedores y la toma de decisiones estratégicas.
Los procesos tradicionales de (CxP) se basan en la gestión manual de las facturas de los proveedores y en flujos de trabajo de aprobación muy fragmentados. Cada factura requiere tiempo y atención por parte del equipo financiero para la introducción de datos, la codificación y el envío. Además de consumir valiosos recursos humanos, este enfoque es susceptible de errores y fraudes. Por otra parte, este modelo también ofrece poca visibilidad de los patrones de gasto corporativo y las oportunidades de optimización, privando a las empresas de valiosa información sobre el flujo de caja, el rendimiento de los proveedores y la estrategia de gasto que, de otro modo, podría utilizarse para mejorar el rendimiento e impulsar la ventaja competitiva.
Esta ineficiente asignación de recursos puede ser un problema especialmente grave para las pymes, que suelen tener equipos financieros reducidos. Para estas empresas, maximizar la eficiencia operativa es fundamental para el éxito continuo y la sostenibilidad a largo plazo, por lo que encontrar una solución a los cuellos de botella de las cuentas por pagar es una prioridad absoluta.
Mejora de las cuentas por pagar con IA.
Afortunadamente para las pequeñas y medianas empresas, la IA ofrece la posibilidad de abordar muchos de los problemas que afectan a las operaciones de cuentas por pagar. Las soluciones de cuentas por pagar basadas en IA abordan retos de larga data mediante la optimización de tres áreas críticas: gestión de facturas, prevención del fraude e información sobre gastos.
En conjunto, estas capacidades convierten lo que antes era un drenaje de recursos en una función de valor añadido que puede convertirse en una poderosa ventaja estratégica.
Para las pymes en particular, la automatización de (CxP) basada en IA realmente elimina gran parte de ese trabajo manual pesado y que consume mucho tiempo, para que puedan centrarse en lo que mejor saben hacer: desarrollar su negocio, Al aprovechar la IA, los equipos financieros pueden pasar de estar atascados en la simple gestión de facturas a ser capaces de pensar de forma mucho más estratégica.
Gestión optimizada de facturas.
La IA revoluciona la gestión de facturas al abordar los dos aspectos más laboriosos de la gestión tradicional de cuentas por pagar: el procesamiento de facturas individuales y la gestión de aprobaciones. Mientras que los sistemas tradicionales requieren que los miembros del equipo financiero extraigan datos, validen información y codifiquen cada factura, la IA puede automatizar gran parte de este trabajo. Del mismo modo, la IA agiliza los engorrosos flujos de trabajo de aprobación al dirigir automáticamente las facturas a través de las rutas de aprobación más eficientes, lo que reduce los cuellos de botella, la confusión y las comunicaciones de ida y vuelta que pueden ralentizar significativamente el proceso.
Procesamiento automatizado de facturas.
El moderno procesamiento de facturas basado en IA va mucho más allá del reconocimiento óptico de caracteres (OCR), una tecnología que existe desde hace mucho tiempo. La integración de los grandes modelos de lenguaje (LLM) de IA y el aprendizaje automático permite a los sistemas comprender tanto el contenido como el contexto, en lugar de limitarse a escanear el texto.
Esto significa que la IA no solo comprende los datos de la factura en sí, sino también lo que esa información significa en el contexto específico de la empresa. Esta conciencia contextual potencia capacidades como la validación en tiempo real, que cruza automáticamente los datos de las facturas con las órdenes de compra y los patrones históricos para identificar cualquier discrepancia.
Y cuando el software encuentra tales anomalías, el manejo de excepciones mejorado por IA las encamina de manera adecuada; las discrepancias simples se pueden corregir automáticamente en función de los patrones, mientras que los problemas más complejos se escalan a los seres humanos.
A continuación, se indican algunas formas clave en las que la IA agiliza y optimiza los flujos de trabajo:
Enrutamiento inteligente de aprobaciones: Los sistemas habilitados para IA pueden determinar automáticamente las vías de aprobación más eficientes mediante el análisis de criterios como el importe de la transacción, la relación con el proveedor y los requisitos de cumplimiento. Esto elimina los procesos fragmentados e ineficientes que plagan los flujos de trabajo tradicionales de aprobación de cuentas por pagar.
Comparación automática de tres vías: La comparación automatizada en tiempo real entre facturas, órdenes de compra y recibos elimina la necesidad de procesos de verificación manuales. Esto reduce la comunicación bidireccional entre los miembros del equipo financiero, que requiere mucho tiempo, y acelera todo el ciclo de aprobación.
Mejora continua: Con cada corrección o revisión, los sistemas basados en IA/ML aprenden y mejoran. Con el tiempo, se adaptan a formatos de factura específicos y otros criterios, lo que refina aún más la precisión y reduce la necesidad de introducir datos manualmente.
Impacto en el negocio.
Las ganancias en eficiencia que se obtienen gracias a las capacidades de gestión de facturas mejoradas con IA son sustanciales. Las tareas que antes llevaban varios minutos por factura ahora se pueden completar en cuestión de segundos. Para las empresas medianas que procesan cientos de facturas cada mes, esto puede traducirse en un ahorro de decenas o incluso cientos de horas de trabajo de los empleados al mes. Estas horas se pueden redirigir a actividades estratégicas de mayor valor añadido.
Si se tarda un minuto en procesar cada factura, la IA puede hacerlo en unos dos segundos. Puede que no parezca mucho, pero cuando se procesan cientos de facturas al mes, esos minutos realmente se acumulan. Se obtiene un rendimiento mucho mayor sin dedicar más tiempo valioso del equipo financiero.
Consideremos la experiencia de REVA Air Ambulance, un proveedor global de servicios de transporte médico aéreo. Tras implementar la automatización de facturas basada en IA con Ramp, REVA redujo el tiempo medio de procesamiento en más de un 80 %, pasando de 15 a 20 minutos por factura a menos de tres minutos. Para una empresa que procesa 2500 facturas al mes, eso supone un ahorro de varios miles de horas al año.
Del mismo modo, el teatro cómico y centro de formación de renombre mundial The Second City comenzó a procesar las facturas dos veces más rápido con la automatización de cuentas por pagar basada en IA.
Al departamento financiero de esta empresa el uso de IA le ha permitido centrarse en lo que es importante, Todo el análisis de valor añadido que hacen, ayudando con las conciliaciones que los prepararan para las auditorías… este tipo de cosas son mucho más interesantes para el equipo financiero, mientras que antes dedicaban mucho tiempo a la introducción manual de datos, que no era tan valiosa.
Gerente Comercial
