Conozca cinco aspectos clave para preparar su empresa ante una fiscalización tributaria de la DIAN y fortalecer la gestión del riesgo fiscal.
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Resumen
El fortalecimiento de las herramientas tecnológicas utilizadas por la DIAN ha incrementado significativamente su capacidad para detectar inconsistencias tributarias mediante cruces masivos de información.
En este contexto, una adecuada preparación frente a un eventual proceso de fiscalización ya no depende únicamente de atender oportunamente un requerimiento, sino de implementar controles preventivos que permitan demostrar la realidad de las operaciones y la consistencia de la información tributaria.
En este boletín presentamos cinco aspectos que las empresas deberían revisar periódicamente para fortalecer su gestión del riesgo tributario y afrontar de manera adecuada una eventual actuación de la Administración Tributaria.
Introducción
La fiscalización tributaria ha evolucionado significativamente en los últimos años. Actualmente, la DIAN cuenta con herramientas tecnológicas que le permiten realizar cruces masivos de información y detectar inconsistencias de manera más rápida y precisa. En este escenario, las actuaciones de la Administración Tributaria no solo responden a denuncias o revisiones aleatorias, sino también al análisis de grandes volúmenes de datos provenientes de la facturación electrónica, la información exógena, las entidades financieras y otros sistemas de reporte.
Como consecuencia de esta evolución, las fiscalizaciones son cada vez más preventivas y analíticas, sustentadas principalmente en inconsistencias detectadas mediante herramientas tecnológicas, más que en revisiones aleatorias o presunciones de incumplimiento.
Por ello, la mejor estrategia para afrontar una eventual fiscalización no consiste en reaccionar cuando llega un requerimiento, sino en fortalecer previamente los procesos internos de cumplimiento tributario. A continuación, presentamos cinco aspectos que toda empresa debería revisar de manera periódica.
1. Mantener organizada la documentación soporte
La información tributaria debe estar respaldada por documentos que permitan demostrar la realidad de las operaciones realizadas.
Es recomendable conservar de manera ordenada, entre otros:
- Facturas electrónicas y documentos soporte.
- Contratos y sus modificaciones.
- Órdenes de compra y de servicio.
- Comprobantes de pago.
- Actas de entrega o prestación del servicio.
- Certificaciones y demás documentos que acrediten cada operación.
Una adecuada organización documental facilita la atención de requerimientos y disminuye los tiempos de respuesta ante la Administración Tributaria.
Más allá del cumplimiento formal, la documentación soporte constituye el principal medio probatorio para acreditar la realidad económica de las operaciones frente a una eventual discusión con la Administración Tributaria. La ausencia de soportes suficientes puede dificultar la defensa del contribuyente incluso cuando la operación haya ocurrido efectivamente.
2. Garantizar la conservación de los soportes tributarios
No basta con contar con la documentación, también es indispensable asegurar su conservación durante los términos establecidos por la normativa tributaria.
El artículo 632 del Estatuto Tributario establece el deber de conservar por un término mínimo de cinco (5) años, contados desde el 1.º de enero del año siguiente al de su elaboración, expedición o recibo, los libros de contabilidad, comprobantes, correspondencia y demás documentos que puedan ser requeridos por la Administración Tributaria.
Este deber de conservación comprende tanto documentos físicos como electrónicos, siempre que garanticen su integridad, autenticidad, disponibilidad y consulta durante el término legal correspondiente.
La pérdida o imposibilidad de aportar un soporte puede afectar el reconocimiento de costos, deducciones, impuestos descontables o beneficios tributarios, aun cuando la operación haya ocurrido efectivamente.
Implementar políticas internas de archivo físico y digital constituye una buena práctica de gestión del riesgo tributario.
3. Realizar conciliaciones periódicas
Muchas de las inconsistencias detectadas por la DIAN se originan en diferencias entre diversas fuentes de información.
Por ello, es recomendable verificar periódicamente la consistencia entre:
- La contabilidad.
- La facturación electrónica.
- Las declaraciones tributarias.
- La información reportada por terceros.
- La información exógena.
Las conciliaciones preventivas permiten identificar diferencias antes de que sean advertidas por la Administración Tributaria.
La realización de conciliaciones periódicas también permite identificar errores operativos susceptibles de corrección antes de que sean detectados por la Administración Tributaria, reduciendo el riesgo de sanciones y ajustes fiscales.
4. Fortalecer la trazabilidad documental
Cada operación debe poder reconstruirse desde su origen hasta su registro contable y tributario.
Contar con una adecuada trazabilidad implica que exista correspondencia entre el contrato, la factura, el pago recibido o realizado, el registro contable y la declaración tributaria correspondiente.
Esta práctica facilita demostrar la sustancia económica de las operaciones y genera mayor solidez frente a una eventual actuación de fiscalización.
La trazabilidad documental adquiere especial relevancia en operaciones con partes relacionadas, reorganizaciones empresariales, servicios especializados y demás transacciones que, por su naturaleza o cuantía, suelen ser objeto de mayor escrutinio por parte de la DIAN.
5. Actuar oportunamente cuando se recibe un requerimiento
Recibir un requerimiento de la DIAN no implica, por sí solo, que exista una infracción tributaria. Sin embargo, la forma en que la empresa gestione esta etapa puede ser determinante para el desarrollo del proceso.
El artículo 686 del Estatuto Tributario dispone que los contribuyentes deben atender los requerimientos de información y aportar las pruebas que la Administración considere necesarias dentro de sus actuaciones de fiscalización.
Ante una actuación administrativa se recomienda:
- Revisar cuidadosamente el alcance del requerimiento.
- Identificar la información solicitada y verificar su disponibilidad.
- Evitar respuestas incompletas o inconsistentes.
- Atender los plazos establecidos por la Administración Tributaria.
- Contar con asesoría especializada para definir la estrategia de respuesta cuando la complejidad del caso lo requiera.
Una atención oportuna y técnicamente fundamentada puede contribuir a aclarar las inquietudes planteadas por la Administración y prevenir contingencias posteriores.
La respuesta a un requerimiento constituye el primer ejercicio formal del derecho de defensa del contribuyente. Por ello, resulta recomendable definir desde esta etapa una estrategia probatoria y jurídica que permita atender integralmente las inquietudes planteadas por la Administración Tributaria.
Recomendaciones prácticas
Las empresas pueden fortalecer su preparación frente a una eventual fiscalización mediante acciones preventivas como:
- Implementar revisiones tributarias periódicas.
- Mantener actualizados los soportes documentales.
- Realizar conciliaciones entre la información contable y tributaria.
- Verificar el cumplimiento oportuno de las obligaciones formales.
- Capacitar al personal responsable de los procesos contables y tributarios.
- Documentar adecuadamente las operaciones que puedan representar un mayor nivel de riesgo.
- Realizar diagnósticos tributarios preventivos antes de que la Administración Tributaria inicie actuaciones de fiscalización.
Conclusión
En un entorno en el que la Administración Tributaria dispone de herramientas tecnológicas cada vez más sofisticadas para la detección de riesgos fiscales, la preparación anticipada constituye uno de los mecanismos más efectivos para reducir contingencias tributarias. La implementación de controles internos, la adecuada gestión documental y el acompañamiento especializado permiten fortalecer la posición del contribuyente frente a una eventual fiscalización y atender oportunamente los requerimientos de la Administración.
En Consulting and Outsourcing Services SAS acompañamos a nuestros clientes en la implementación de diagnósticos preventivos, revisiones tributarias y estrategias de atención de procesos de fiscalización, con el propósito de minimizar riesgos y fortalecer el cumplimiento de sus obligaciones tributarias.
Abogada Senior
