Una administración estructurada y proactiva de las cuentas por pagar permite disminuir costos, mejorar la precisión de los pagos y fortalecer el control financiero de la organización.
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Reducir el tiempo dedicado a resolver problemas de pago puede generar ahorros significativos que ayudan a liberar efectivo para reinvertirlo.
Un enfoque proactivo para optimizar las operaciones administrativas, como el procesamiento de facturas de proveedores, puede liberar cantidades considerables de efectivo que los responsables financieros pueden reinvertir en talento o tecnología.
Evaluar la eficiencia del proceso de cuentas por pagar.
Las organizaciones pueden evaluar la eficiencia en la ejecución de sus funciones de cuentas por pagar mediante la comparación del costo total de las operaciones relacionadas con este proceso por cada USD 1,000 en ingresos. Según diversos estudios, esta métrica se calcula sumando todos los costos asociados: mano de obra, tecnología, gastos generales y servicios externalizados relacionados con las cuentas por pagar; luego, dicha suma total se dividide entre los ingresos totales y el resultado se multiplicad por USD 1,000.
Coste total de la función de cuentas por pagar por cada 1000 dólares de ingresos.
Aunque el procesamiento de cuentas por pagar puede no ser el primer objetivo de reducción de costos de un responsable financiero, tomar medidas para mejorar el rendimiento en este ámbito puede generar ahorros inesperados. Según los datos comparativos, las empresas con mejor rendimiento (las que se encuentran en el percentil 25) gastan solo 0.38 dólares por cada USD 1,000 de ingresos en cuentas por pagar, mientras que las que tienen peor rendimiento gastan 0,92 dólares (las que se encuentran en el percentil 75). Para una empresa de mil millones de dólares, eso supone una diferencia de más de 500 000 dólares al año.
¿Cómo reducir los costos de las cuentas por pagar?
Entonces, ¿cómo se puede influir en esta métrica? Hay algunos cambios estructurales que a menudo convierten a las organizaciones con peor rendimiento en las de mejor rendimiento. Si la función de cuentas por pagar de su organización está descentralizada, con personal o sistemas que operan en diversas unidades de negocio u oficinas regionales, considere la posibilidad de consolidarla mediante un modelo de servicios compartidos. Cuando es factible, esta estrategia suele reducir los costos de forma significativa. Otra opción es externalizar los procesos de cuentas por pagar, pero hay que tener cuidado, porque la externalización conlleva una pérdida de control y visibilidad.
Sin embargo, sin realizar una transformación importante o un cambio estratégico, puede implementar pequeños cambios tácticos que conduzcan a grandes ganancias en eficiencia. Aquí hay tres estrategias clave:
- Desarrolle políticas y procedimientos claros. Asegúrese de que las condiciones de pago de los proveedores, incluidos los plazos de pago, los gastos de transporte o envío y la situación fiscal, estén claramente documentadas de forma en los acuerdos iniciales y se traten durante el proceso estándar de incorporación de proveedores. Esto evita confusiones y reduce el tiempo dedicado a resolver problemas posteriormente.
- Aumente la precisión y los controles de las facturas. Tanto si los pagos a los proveedores se procesan manualmente como a través de un sistema automatizado, contar con controles y contrapesos que eviten la duplicación de entradas de facturas reduce el riesgo de errores y de tener que volver a realizar el trabajo. La mayoría de los sistemas modernos de planificación de recursos empresariales están equipados con funciones de detección de duplicados. Los pagos electrónicos suelen reducir el riesgo de errores u otros problemas.
- Mejorar la comunicación con los proveedores. Estandarizar y comunicar los procesos de presentación de facturas, como si deben enviarse por correo electrónico o a través de un portal en línea, para mantener la coherencia entre todos los proveedores y ubicaciones. Además, identificar a una persona de contacto específica para cada proveedor a la que recurrir en caso de que surja un problema de pago. Estas medidas ayudan a reducir tanto el número de posibles problemas como el tiempo que se tarda en resolverlos.
Estrategia de gestión de efectivo.
La optimización de las cuentas por pagar forma parte de la estrategia general de gestión de efectivo de una organización y va de la mano con la gestión de las cuentas por cobrar. Para alcanzar el máximo rendimiento, las entradas de efectivo deben coincidir con las salidas. En otras palabras, los días de pago pendientes de una organización deben coincidir con sus días de ventas pendientes.
Otras métricas de apoyo que permiten detectar oportunidades para mejorar la eficiencia de las cuentas por pagar son:
- Costo por factura procesada
- Tiempo del ciclo de facturación
- Porcentaje de pagos electrónicos frente a pagos en papel
- Número de empleados equivalentes a tiempo completo dedicados a cuentas por pagar por cada 1000 dólares de ingresos
Mejorar el rendimiento en estas medidas y mantener un equilibrio adecuado entre los días de cuentas por pagar (DCP) y los días de cuentas por cobrar (DCC) requiere un seguimiento y una gestión cuidadosos. La recompensa es una mejor posición de tesorería que aumenta la agilidad y la resiliencia de la organización.
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