Conozca cómo las nuevas reglas de facturación electrónica impactan sus deducciones fiscales, la validez de sus costos y la financiación de su empresa.
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Más allá de la simple obligación de emitir una factura electrónica por cada venta, el sistema de facturación en Colombia se ha convertido en un complejo ecosistema digital. Comprender sus componentes y las últimas novedades es crucial, ya que impactan directamente la validez de sus costos y deducciones fiscales, y abren nuevas puertas para la financiación empresarial.
1. El Sistema de Facturación en Colombia: Mucho más que solo una Factura
El sistema de facturación comprende no solo la factura de venta, sino también los documentos equivalentes y todos los documentos electrónicos que la DIAN determine. Su propósito es triple: servir como herramienta de control para la autoridad tributaria, ser el soporte de las declaraciones y, fundamentalmente para las empresas, ser el soporte de costos, deducciones e impuestos descontables
Este ecosistema ha sido desarrollado a través de múltiples normativas, incluyendo la Ley 2155 de 2021 y diversas resoluciones de la DIAN como la 000042 de 2020, la 000165 de 2023 y sus recientes modificaciones en 2024 y 2025.
2. Novedades y Componentes Clave del Ecosistema de la facturación en Colombia
A continuación, se detallan los elementos más novedosos y relevantes que toda empresa y emprendedor debe dominar:
A. Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica
Esta herramienta es fundamental para que los pagos laborales sean fiscalmente deducibles.
- ¿Quiénes están obligados?: Todos los contribuyentes del impuesto sobre la renta que necesiten soportar los costos y deducciones derivados de una relación laboral o legal, incluyendo pagos a pensionados a cargo del empleador
- ¿Qué soporta?: Constituye el soporte de los costos y deducciones en el Impuesto sobre la Renta y de los impuestos descontables en el IVA (cuando aplique), derivados de los pagos o abonos en cuenta relacionados con la nómina.
- Excepciones importantes: No están obligados a generar este documento quienes no requieran soportar dichos costos y deducciones. Esto incluye, de manera destacada, a los contribuyentes del Régimen Simple de Tributación (RST), ya que no son contribuyentes del impuesto sobre la renta y, por tanto, no tienen la obligación de implementarlo.
- Periodicidad: El documento debe generarse de forma mensual y transmitirse a la DIAN para su validación dentro de los primeros diez (10) días del mes siguiente al que corresponde el pago.
B. El Documento Equivalente Electrónico (DEE) y la Transformación del Tiquete POS
Esta es una de las novedades más significativas para el comercio y para cualquier empresa que realice compras menores.
- La regla anterior: Tradicionalmente, los tiquetes de máquina registradora con sistema POS no otorgaban al comprador el derecho a impuestos descontables en IVA, ni a costos y deducciones en el impuesto de renta. Para que fuera válido, el comprador debía exigir la expedición de una factura electrónica de venta.
- La gran novedad (Resolución 000165 de 2023): La DIAN introdujo el Documento Equivalente Electrónico (DEE) tiquete de máquina registradora con sistema POS. A diferencia de su versión en papel, este nuevo documento electrónico sí otorga al adquirente el derecho a impuestos descontables en IVA y a costos y deducciones en renta.
“…la DIAN en uso de la facultad para determinar documentos electrónicos y para reglamentarlos, estableció en el artículo 16 de la Resolución 000165 de 2023 el documento equivalente electrónico (DEE) tiquete máquina de registradora sistema POS, que podrán expedir los sujetos obligados a facturar sin importar el valor de la operación y a su vez estableció que este otorga para el adquirente derecho a impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, y a costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios.”
C. RADIAN: La Factura Electrónica como Herramienta de Financiación (Factoring)
El RADIAN ha transformado la factura electrónica de una simple obligación fiscal a un activo financiero.
- ¿Qué es el RADIAN?: Es el sistema de información administrado por la DIAN que permite el registro, consulta y trazabilidad de las facturas electrónicas de venta como títulos valor.
- ¿Para qué sirve?: Su función principal es permitir que las facturas que tienen “vocación de circulación” (es decir, que serán vendidas o endosadas a un tercero, como en operaciones de factoring) se registren y puedan circular de manera segura. Esto facilita que las empresas obtengan liquidez a partir de sus cuentas por cobrar.
- Requisitos para la circulación: Para que una factura electrónica pueda ser registrada en el RADIAN y circular como título valor, es indispensable que se generen y transmitan los eventos de validación:
- Acuse de recibo de la factura electrónica.
- Recibo del bien o prestación del servicio.
- Aceptación expresa o tácita de la factura
- La Ley 2155 de 2021 establece que la remisión de estos mensajes electrónicos por parte del adquirente es un requisito para que la factura se constituya en soporte de costos, deducciones e impuestos descontables.
Conclusión y Recomendaciones Prácticas
El ecosistema de facturación electrónica es una realidad dinámica que ofrece tanto obligaciones como oportunidades. Para las empresas y emprendedores, es vital:
- Asegurar la validez de sus costos: Verifiquen que están implementando correctamente la nómina electrónica y que, como compradores, exigen la factura electrónica o el nuevo Documento Equivalente Electrónico POS para poder soportar sus gastos y deducciones.
- Gestionar el proceso de aceptación de facturas: La generación de los mensajes de acuse de recibo y aceptación no solo es un requisito para el factoring vía RADIAN, sino también una condición legal para la procedencia de costos y deducciones.
- Explorar el RADIAN como fuente de liquidez: Si su empresa necesita mejorar su flujo de caja, familiarícese con los requisitos del RADIAN para poder negociar sus facturas electrónicas en el mercado de factoring.
- Mantenerse actualizado: La normativa sobre este ecosistema es técnica y cambia constantemente. Estar al día con las resoluciones de la DIAN es fundamental para evitar sanciones y aprovechar los beneficios
