Conozca cómo el nuevo tiquete P.O.S. electrónico impacta la deducibilidad fiscal y exige ajustes clave en procesos de facturación.
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Durante años, el tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. fue un simple comprobante de compra con una limitación fiscal clave: no era válido para soportar costos, deducciones o impuestos descontables. Sin embargo, una reciente y progresiva implementación por parte de la DIAN ha cambiado esta realidad para siempre, convirtiéndolo en una pieza fundamental del ecosistema de facturación electrónica.
El Antes y el Después: De un Papel sin Validez Fiscal a un Soporte Electrónico Pleno.
Para entender la magnitud del cambio, es crucial recordar la regla anterior. La legislación era explícita en que los documentos equivalentes generados por máquinas registradoras con sistema P.O.S. no otorgaban derecho a impuestos descontables en IVA, ni a costos y deducciones en el impuesto sobre la renta. La única opción para el comprador que necesitaba el soporte fiscal era solicitar al vendedor la expedición de una factura electrónica de venta completa.
La Novedad: Esta limitación ha terminado. La DIAN, en uso de sus facultades, creó el Documento Equivalente Electrónico (DEE) tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. La principal y más importante característica de esta nueva versión electrónica es que, a diferencia de su antecesor en papel, sí otorga al comprador el derecho a costos, deducciones e impuestos descontables.
Así lo reconoce la Autoridad Tributaria mediante concepto No. 20900 de 2024 en los siguientes términos:
“…la DIAN en uso de la facultad para determinar documentos electrónicos y para reglamentarlos, estableció en el artículo 16 de la Resolución 000165 de 2023 el documento equivalente electrónico (DEE) tiquete máquina de registradora sistema POS, que podrán expedir los sujetos obligados a facturar sin importar el valor de la operación y a su vez estableció que este otorga para el adquirente derecho a impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, y a costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios.”
La Clave de la Validez: Correcta Identificación del Comprador.
Que el tiquete P.O.S. electrónico pueda ser un soporte fiscal válido no es automático. La condición indispensable es que el comprador esté plenamente identificado. Si en el documento se registra la frase “consumidor final” y el número “222222222222” porque el comprador no suministró su información, dicho documento no podrá constituirse como soporte de costos, gastos e impuestos descontables.
Para estandarizar este proceso, una reciente modificación introducida en 2025 mediante la Resolución 000202 establece que, cuando un comprador solicite que el tiquete P.O.S. electrónico sea expedido a su nombre, el vendedor deberá solicitar únicamente los siguientes datos:
- Nombre y apellidos o razón social del comprador.
- Tipo y número de identificación.
- Correo electrónico.
Estos requisitos específicos deben cumplirse junto con los requisitos comunes de todo documento equivalente electrónico.
Novedad de 2025: La DIAN Facilitará la Identificación del Comprador – Resolución 000202 de 2025.
Reconociendo la necesidad de agilizar el proceso en el punto de venta, la DIAN ha anunciado una herramienta tecnológica de gran utilidad. Se trata de un servicio electrónico de consulta que permitirá a los facturadores facilitar el registro de los datos del comprador
El funcionamiento será el siguiente:
- El vendedor ingresará el tipo y número de identificación del comprador en el servicio web de la DIAN.
- El sistema le devolverá el nombre o razón social y el correo electrónico registrados para ese comprador
Es importante destacar que la DIAN ha establecido que esta información solo podrá ser utilizada con el propósito de expedir el documento electrónico y que se implementarán mecanismos de control para evitar su uso masivo o indebido, garantizando la seguridad de los datos.
Conclusión y Recomendaciones.
La era del tiquete P.O.S. de papel como simple comprobante ha terminado. Su versión electrónica es ahora una herramienta fiscal poderosa, pero su validez depende de acciones concretas tanto del vendedor como del comprador.
- Para los Compradores: Al realizar compras para su empresa, es fundamental que siempre solicite que el tiquete P.O.S. electrónico se expida con su NIT o número de identificación y proporcione los datos requeridos. De lo contrario, perderá la posibilidad de usar ese gasto como costo o deducción.
- Para los Vendedores: Deben asegurarse de que su sistema de facturación P.O.S. esté actualizado para cumplir con el calendario de implementación, permitir la identificación del comprador cuando este lo requiera, y estar preparados para integrar el nuevo servicio de consulta que ofrecerá la DIAN.
- Para Todos: Esta transición consolida el ecosistema de facturación electrónica y exige un cambio de mentalidad. El tiquete de papel ya no es suficiente; el futuro (y presente) del soporte fiscal es digital y requiere la correcta identificación de las partes.
