Nuevo documento POS y equivalentes incluidos en el nuevo Ecosistema de Facturación Electrónica creado por la DIAN aumenta el número de los obligados a emitir documentos electrónicos a partir de 2024.
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Por medio de la resolución 165 del 1 de noviembre de 2023 la DIAN introdujo las novedades en la expedición de tiquetes POS, destacando el nuevo documento equivalente POS electrónico.
Posteriormente a través de la resolución 008 del 31 de enero de 2024, la DIAN modificó el calendario para la implementación de documento equivalente electrónico a partir del 1 de mayo de 2024.
En esta publicación encontrará las generalidades de la resolución 165 de 2023, así como el nuevo calendario de implementación acorde a la resolución 008 de 2024.
¿Por qué es importante el nuevo documento POS en Colombia y su implementación?
Una de las obligaciones de los contribuyentes consiste en solicitar la factura electrónica, así como también el solicitar el Documento equivalente electrónico tiquete de maquina electrónica con sistema POS, ello a partir de la fecha de implementación de este. Como empresa y como persona natural declarantes de renta estos dos documentos son los que nos permita soportar los costos y deducciones en una declaración de renta.
Novedades documento equivalente POS electrónico Colombia 2024.
La Resolución 000165 de la DIAN, emitida el 1 de noviembre de 2023, introduce novedades en la expedición de tiquetes POS, destacando el nuevo documento equivalente POS electrónico, aplicable desde 2024.
1. Esta norma que lo que busca es hacer un cambio radical del sistema POS tradicional hasta enero de 2024, se reemplaza totalmente por este nuevo sistema, tener en cuenta que las ventas por mostrador tendrán que manejar este nuevo documento equivalente electrónico.
2. ‘El documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema POS’ permitirá al adquirente soportar los impuestos descontables de IVA, costos y deducciones en el Impuesto sobre la Renta y Complementarios, siempre y cuando el documento identifique al comprador con el nombre o razón social y su número de identificación o NIT.
3. Es importante aclarar que el POS electrónico no tendrá limitación de valor, es decir, no aplicará el límite de 5 UVT para su expedición, como se había definido en la Resolución 1092 de 2022.
4. También cabe aclarar que quienes actualmente expiden los documentos equivalentes a la factura de venta, podrán decidir no implementar el documento equivalente electrónico y en su lugar facturar electrónicamente el 100% de sus operaciones de venta de bienes o servicios.
5. Quienes, por el contrario, decidan implementar el documento equivalente electrónico deben llevar a cabo el proceso de habilitación y adaptación tecnológica oportunamente, de acuerdo con las fechas de obligatoriedad de expedición electrónica establecidas en la Resolución 165 de 2023.
6. Este Documento equivalente electrónico tiquete de maquina electrónica con sistema POS se crea con el fin de que las personas que no están obligadas a facturar generaren este documento y que el comprador pueda utilizar este como objeto de costo o deducción.
Por último, el objetivo de la administración tributaria al implementar soportes electrónicos es contar con insumos de calidad para brindar mejores servicios a los contribuyentes, tales como devoluciones automáticas, declaraciones sugeridas, uso de la plataforma RADIAN y consultas de información sobre los documentos electrónicos. Además, sirven para fortalecer los procesos de control fiscal para hacerlos más efectivos.
Inicialmente se estableció un calendario de implementación que iniciaba a partir del 3 de febrero de 2024 para los grandes contribuyentes, pero estos plazos fueron modificados y esta responsabilidad fue aplazada por 3 meses más para el inicio de su implementación a partir de mayo de 2024 a través de las Resolución 008 del 31 de enero de 2024.
¿Cuándo debe implementarse el Nuevo Documento POS en Colombia 2024?
Con el aplazamiento de la Resolución 008 del 31 de enero de 2024, el nuevo calendario para su implementación inicia a partir del 1 de mayo de 2024 de la siguiente manera:
- Anexo v1.9: 01 de mayo de 2024.
- Anexo v1.0: 01 de mayo de 2024 y hasta el 01 de noviembre de 2024.
Calendario de implementación para el documento equivalente electrónico POS, de acuerdo al tipo de contribuyente.
El calendario para la implementación del documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., de acuerdo con la calidad de contribuyente con relación al impuesto de renta y complementarios.
| Grupo | Fecha para la implementación electrónica del documento | Calidad del contribuyente de renta y complementarios |
| 1 | 1 de mayo de 2024. | Grandes Contribuyentes. |
| 2 | 1 de junio de 2024. | Declarantes del Impuesto sobre la Renta que no tengan a calidad de Grandes Contribuyentes. |
| 3 | 1 de julio de 2024. | No declarantes del Impuesto sobre la Renta. |
| Sujetos que no tengan ninguna de las calidades mencionadas. |
Calendario de implementación para otros documentos equivalentes a partir de 2024.
El calendario para la implementación de otros documentos equivalentes inicia a partir del 1 de agosto de 2024 de la siguiente manera:
| Documento equivalente electrónico | Fecha máxima de implementación electrónica del documento |
| Servicios públicos domiciliarios. | 1 de agosto de 2024. |
| El tiquete de transporte de pasajeros. | 1 de agosto de 2024. |
| El extracto. | 1 de agosto de 2024. |
| El tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros. | 1 de septiembre de 2024. |
| La boleta, fracción, formulario, cartón, billete o instrumento en juegos de suerte y azar diferentes a los juegos localizados. | 1 de septiembre de 2024. |
| El documento en juegos localizados. | 1 de septiembre de 2024. |
| El documento expedido para el cobro de peajes. | 1 de octubre de 2024. |
| El comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Valores. | 1 de octubre de 2024. |
| El documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities. | 1 de octubre de 2024. |
| La boleta de ingreso a espectáculos públicos de las artes escénicas, y otros espectáculos públicos. | 1 de noviembre de 2024. |
| La boleta de ingreso a cine. | 1 de noviembre de 2024. |
Este tiempo deberá permitir organizar los procesos internos para cumplir con la obligatoriedad ya que se debe evaluar lo siguiente:
– Evaluar los sistemas y procesos internos de la empresa y determinar los cambios necesarios para la correcta presentación de la información requerida por el Anexo 1.9.
– Capacitar al personal encargado de recopilar, procesar y presentar la información requerida, asegurándose de que estén familiarizados con los requisitos establecidos y puedan cumplir adecuadamente con ellos.
Estas medidas son fundamentales para que las empresas puedan cumplir con las nuevas regulaciones y evitar posibles sanciones o problemas legales.
¿Qué se debe tener en cuenta para el cumplimiento y la elaboración del Nuevo Documento POS?
1. Se adopta la Versión 1.9 del “Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta” y la versión 1.0 del “Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico” documentos que hacen parte integral de esta resolución.
2. Los documentos deben transmitirse a la Dian el mismo día de su generación, con validación de coincidencia entre la fecha de generación y la fecha de firma electrónica. No se permite trasmitir luego de 10 días de generado el documento electrónico como sucede actualmente.
Para entender mejor la situación expondremos un ejemplo; la empresa ABC SAS genera una factura de venta con fecha 02 Mayo de 2024 tiene hasta las 11:59 pm de ese mismo día para transmitir la factura si por algún motivo la genera a las 12:01 am del 03 de Mayo de 2024 la Dian rechazara dicho documento ya que la generación queda con fecha del 3 de mayo así como la firma electrónica y transmisión a la Dian es decir con una fecha posterior a la elaboración aunque la diferencia sea de unos minutos de tiene en cuenta que cambia la fecha y esto no es aceptado por la DIAN esto mismo se presenta con las notas generadas débito o crédito.
Así las cosas y teniendo en cuenta esta prorroga aun hay tiempo para una buena preparación.
