5 pasos para solucionar los informes financieros fragmentados

Optimiza informes financieros fragmentados con gobernanza de datos, integración ERP, centralización de datos, alfabetización analítica y liderazgo financiero.

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Los responsables financieros están rodeados de datos y, a menudo, lideran algunas de las inversiones más costosas en herramientas de inteligencia empresarial e iniciativas de automatización de datos en toda la empresa. Sin embargo, en la mayoría de los casos, vuelven a utilizar hojas de cálculo offline y conciliaciones manuales para validar las métricas clave.

La raíz de este problema es la falta de alineación entre las fuentes de datos, las definiciones de las métricas clave y las estructuras de informes. Las diferentes unidades de negocio suelen operar con sistemas independientes, desarrollar sus propios indicadores de rendimiento e interpretar los resultados según su lógica local. Como resultado, incluso las preguntas básicas sobre los gastos operativos, la actividad de compras o el capital circulante pueden generar múltiples respuestas dependiendo de a quién se le pregunte y de qué informe se haga referencia. Esta fragmentación no solo es ineficiente desde el punto de vista operativo, sino que también socava la toma de decisiones. Los ejecutivos se ven obligados a dedicar tiempo a validar los datos en lugar de interpretarlos, y los analistas financieros dedican horas cada mes a volver a explicar las cifras a las partes interesadas.

Aunque se espera que los directores financieros revolucionen las innovaciones en materia de datos en la organización, a menudo heredan entornos de presentación de informes y sistemas ERP heredados, moldeados por procesos obsoletos y una propiedad fragmentada de los datos. Si bien estos retos son complejos, los directores financieros están bien posicionados para liderar la solución, ya que tienen una visión única de los sistemas financieros y operativos. Esta amplia perspectiva, combinada con la responsabilidad del departamento financiero en cuanto a la precisión y la puntualidad de los informes, los convierte en los líderes naturales de la reforma de la presentación de informes empresariales.

Los directores financieros que logran solucionar la fragmentación de los informes suelen basarse en un enfoque colaborativo entre los departamentos de TI y finanzas, en el que un líder en tecnología financiera actúa como enlace y comprende tanto los sistemas que gestionan los datos como el contexto financiero que hay detrás de ellos. Esta perspectiva combinada ayuda a salvar las brechas técnicas y funcionales que a menudo obstaculizan los esfuerzos de transformación.

Los siguientes pasos ofrecen un enfoque estructurado que las organizaciones pueden utilizar para lograr mejoras sostenibles y prácticas en la presentación de informes.

1. Diagnosticar las fuentes de fragmentación

El primer paso es comprender el flujo de datos. Empiece por centrarse en tres áreas principales: los sistemas de origen, la lógica de los informes y el uso que hacen de ellos las partes interesadas. Esto significa ir más allá de los informes individuales y centrarse en el origen de los datos, cómo se calculan y cómo se utilizan en los diferentes equipos. En muchas empresas, los datos subyacentes pueden provenir del mismo sistema ERP, pero el problema radica en cómo los consumen e interpretan los diferentes equipos.

Este ejercicio ayuda a descubrir discrepancias en las definiciones y soluciones manuales para ajustar las cifras. A menudo también pone de manifiesto una falta de gobernanza y responsabilidad sobre los datos.

2. Establecer la gobernanza y la rendición de cuentas

El siguiente paso crucial sería establecer un marco de gobernanza de la presentación de informes que defina la propiedad, las normas de datos y los procesos de revisión. Esto incluye establecer definiciones claras para las métricas clave, esbozar los cálculos necesarios e identificar cualquier personalización requerida por los equipos multifuncionales. Cada informe o métrica debe tener un responsable designado que se encargue de mantener las definiciones, gestionar las actualizaciones y garantizar un uso coherente.

Esta fase ayuda a establecer estándares de datos que pueden mejorar la claridad y la colaboración entre equipos y permite que los informes se adapten al crecimiento del negocio.

3. Invertir en la creación de una base de datos centralizada

Una vez identificadas las deficiencias en la presentación de informes y establecida la gobernanza, el siguiente paso es garantizar que la estructura de presentación de informes se apoya en una base de datos fiable. En la mayoría de las organizaciones, los datos financieros y operativos clave se distribuyen en múltiples sistemas, como ERP, herramientas de adquisición y presupuestación, y hojas de cálculo. Un almacén de datos centralizado reúne estos datos en un entorno estructurado donde pueden transformarse, estandarizarse y prepararse para la elaboración de informes. Aunque en el mercado actual existen muchas soluciones de almacén de datos preconfiguradas para hacer frente a estos retos, estas soluciones solo son eficaces cuando se combinan con la propiedad y la supervisión internas.

El almacén de datos debe hacer algo más que almacenar datos sin procesar. Debe diseñarse con un enfoque estructurado, utilizando modelos como la arquitectura medallón, por ejemplo, para organizar y preparar los datos para la elaboración de informes. Las reglas de negocio, como las asignaciones, los cálculos y los indicadores, deben integrarse directamente en la capa de datos, en consonancia con las definiciones acordadas durante el proceso de gobernanza. Esa lógica debe existir en un solo lugar y aplicarse de forma coherente en todos los informes.

Un almacén bien estructurado proporciona la base para que los datos fluyan de forma limpia desde los sistemas transaccionales a las herramientas analíticas. Esto es esencial para que los informes sean fiables, repetibles y no requieran reelaboraciones.

4. Promover una cultura de reutilización y alfabetización de datos

Una vez definidas las métricas básicas, establecida la propiedad y estructurado el almacén de datos para reflejar esa lógica, el siguiente paso es garantizar que estas normas se adopten en toda la organización. Los directores financieros deben reforzar el uso de informes aprobados y modelos de datos compartidos, en lugar de permitir que cada equipo reconstruya las métricas por su cuenta. Esto dará lugar a resultados más coherentes y reducirá el tiempo dedicado a mantener una lógica inconexa.

La alfabetización de datos es otra parte importante de esta ecuación. El equipo financiero debe liderar este esfuerzo ayudando a los usuarios empresariales a comprender qué significa cada métrica, cómo se calcula y de dónde proceden los datos. El punto de partida debe ser aprovechar las funciones que ofrecen las plataformas modernas de almacén de datos, como la catalogación de datos, las reglas de KPI definidas y la documentación de métricas. Esto cobra especial importancia a medida que más equipos dependen de herramientas de autoservicio para tomar decisiones.

5. Empiece poco a poco, centrándose en un ámbito para ganar impulso

Una vez sentadas las bases, el siguiente paso es aplicarlas de forma práctica y específica. Una transformación generalizada de los informes puede resultar abrumadora. En lugar de intentar arreglar todos los informes a la vez, los responsables financieros deben seleccionar un ámbito en el que la fragmentación sea visible y tenga un impacto significativo, como los gastos de capital, las compras o los gastos operativos.

Utilizando las definiciones estandarizadas, las fuentes de datos fiables y la estructura de gobernanza ya establecidas, el equipo puede alinear a las partes interesadas y ofrecer una solución de informes completa y coherente. Este enfoque no solo ayuda a validar el marco, sino que también genera credibilidad. Una implementación bien ejecutada en un solo área demuestra lo que es «bueno» y ayuda a otros a ver las ventajas de adoptar los mismos estándares.

Crear un modelo repetible

La transformación de los informes cobra impulso no por su escala, sino por la confianza. Empezar poco a poco permite al departamento financiero liderar con confianza y arrastrar a los demás a través de los resultados, no de las imposiciones.

Abordar la fragmentación de los informes requiere algo más que soluciones superficiales. Se necesita un enfoque deliberado que comience poco a poco, se centre en lo más importante y se amplíe con claridad. El director financiero está en posición de liderar este cambio, no solo porque el departamento financiero es e mente responsable de las cifras, sino porque se encuentra en la intersección entre la estrategia, las operaciones y los sistemas. Los pasos descritos forman un modelo repetible que aporta estructura al flujo de información a través de la organización. Cuando se aplica con disciplina, esta estructura permite tomar decisiones más rápidas, cometer menos errores y lograr una alineación más clara entre los equipos.